TUGAS 1

BAB I
PENDAHULUAN


ANALISIS DAN SISTEM INFORMASI


1. KONSEP DASAR SISTEM

Dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mendefinisikan sebuah sistem, yaitu dengan pendekatan:

Prosedur: “Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu keinginan untuk menyelesaikan suatu sasaran yang terntentu”.

Prosedur adalah “rangkaian oprasi klerikal (tulis-menulis), yang melibatkan beberapa orang dalam satu/lebih departemen yang digunakan untuk menjamin penanganan yang beragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu”.
Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.

Kedua definisi tersebut benar dan tidak saling bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemen-elemen/komponen-kpmponen/subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu system dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem-sistem bagian. Misalnya sistem akuntansi yang dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya, dan sebagainya.

2. KARAKTERISTIK SISTEM
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu:
a. Komponen-Komponen (Components), Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan.
b. Masukan (Input), Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
c. Keluaran (Output), Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
d. Pengolah (Process), Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
e. Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal), Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

3. KLASIFIKASI SISTEM
a. Sistem Tertentu (Deterministic System), Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan.
b. Sistem Probabilistik (Probabilistic System), Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti.
c. Sistem Terbuka (Open System), Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar/subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik.
d. Sistem Tertutup (Closed System), Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak luar.
e. Relative Closed System, Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan dalam batas-batas tertentu.
f. Artificial System, Sistem ini dibentuk berdasarkan kejadian di alam di mana manusia tidak mampu melakukannya.
g. Natural System, Sistem yang dibentuk dari kejadian alam. Contohnya laut, tata surya, dan lain-lain.
h. Manned System, Sistem penjelasan tingkah laku yang meliputi keiuktsertaan manusia. Sistem ini dapat digambarkan dalam cara-cara sebagai berikut:
 Sistem Manusia-Manusia, sistem yang menitikberatkan hubungan antar manusia
 Sistem Manusia-Mesin, sistem yang mengikutsertakan mesin untuk suatu tujuan
 Sistem Mesin-Mesin, sistem yang otomatis di mana manusia mempunyai tugas untuk memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu manusia dilibatkan juga untuk memonitor sistem. Mesin berinteraksi dengan mesin untuk melakukan beberapa akitfitas.
Perancang sistem ini lebih banyak mengunakan metode “Relatively Closed dan Deterministic System”, karena sistem ini dalam pengerjaannya lebih mudah meramalkan hasil yang akan diperoleh dan lebih mudah diatur dan diawasi.

4. JENIS SISTEM
Pada dasarnya jenis sistem dibagi menjadi dua jenis yaitu, sistem alami (sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi, dsb). Dan sistem buatan manusia (sistem hukum, sistem perpustakaan, sistem transportasi, dll).
Sistem terotomasi mempunyai sejumlah komponen yaitu perangkat keras (CPU, disk, terminal, printer, tape, dll); perangkat lunak (sistem operasi, sistem database, program pengontrol komunikasi, program aplikasi, dll; personil (yang mengoperasikan system, menyediakan masukan, mengkonsumsi keluaran, dan melakukan aktifitas manual yang mendukung sistem); data (yang harus tersimpan dalam sistem selama jangka waktu tertentu); dan prosedur (instruksi dan kebijakan untuk mengoperasikan sistem).
Sistem terotomasi terbagi dalam sejumlah kategori, yaitu:
a. On-line system, sistem yang menerima secara langsung masukan pada area di mana mereka dimasukan dan menghasilkan keluaran (yang dapat berupa hasil komputasi) idi area, di mana mereka diperlukan.
b. Real-time system, sistem yang mekanisme pengontrolan, perekaman data, dan pemrosesan yang sangat cepat dengan hasil yang dapat diterima dalam waktu yang relatif sama.
c. Decision support system + strategic planning systems, sistem yang memproses transaksi organisasi secara harian, membantu para manajer mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisis tujuan organisasi.
d. Knowledge-based system, program komputer yang dibuat mendekati kemampuan dan pengetahuan seorang pakar. Umunya menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.

5. PELAKU SISTEM
Pelaku sistem terdiri dari tujuh kelompok, yaitu:
a. Pemakai, Pemakai adalah pelaku yang terpenting karena sistem diciptakan untuk pemakai dan melalui komunikasi dengan pemakai sistem dibuat dan dirancang hingga mencapai bentuk terakhir. Pada umumnya pemakai dibagi menjadi tiga jenis, yaitu:
 Operasional
 Pengawas.
 Eksekutif
b. Manajemen, Umunya terdiri dari tiga jenis manajemen, yaitu :
 manajemen pemakai
 manajemen sistem
 manajemen umum
c. Pemeriksa, Ukuran sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi di mana sistem tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya pemeriksa.
d. Penganalisa Sistem
Fungsi-fungsinya adalah sebagai arkelog (yang menelusuri bagaimana sebenarnya sistem lama berjalan, bagaimana sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama), inovator (membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai bagi kemungkianan-kemungkinan lain), mediator (menjalankan fungsi komunikasi dari semua level yaitu pemakai, manajer, pemrogram, pemeriksa dan pelaku sistem lainnya yang mungkin belum mempunyai sikap dan cara pandang yang sama), dan pimpinan proyek (sebgai personil yang lebih berpengalaman dari pemrogram dan ditunjuk dalam pekerjaan lebih dulu sebelum pemrogram bekerja).
e. Pendesain Sistem
Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem (kebutuhan pemakai tidak berorientasi pada teknologi tertentu), yang kemudian ditransformasikan ke desain arsitektur tingkat tinggi dan tidak diformulasikan oleh pemrograman.
f. Pemrogram
Setelah penganlisa sistem memberikan hasil kerjanya dan kemudian diolah oleh pendesain sistem baru, pemrograman dapat mulai bekerja.
g. Personil Pengoperasian
Bertugas dan bertanggung jawab di pusat komputer misalnya jaringan, keamanan perangkat keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan dan back-up.

6. INFORMASI
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalirdi dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alas an bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan.
Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.

Data VS Informasi
a. Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang dihadapi.
b. Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi.
c. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan informasi. Hal tersebut dapat dilihat dalam contoh kasus sebagai berikut:
Dalam kegiatan perusahaan, dari hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktor-faktor yang merupakan data dari penjualan pada suatu periode tertentu. Faktur-faktur penjualan tersebut masih belum dapat memberikan informasi yang baik bagi manajemen. Untuk pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktur-faktur tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi, antara lain meliputi:
a. Laporan penjualan dari setiap salesman, yang berfungsi untuk memberikan besarnya komisi dan bonus
b. Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaan promosi dan periklanan
c. Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untuk mengontrol persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak/kurang laku terjual.

7. PENGOLAHAN DATA (DATA PROCESSING)
Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data:
Data Input
a. Recording transaction data kesebuah pengolahan data medium (contoh, punching number ke dalam kalkulator).
b. Coding transaction data ke dalam bentuk lain (contoh, converting atribut kelamin female ke huruf F).
c. Storing data or information untuk pengambilan keptusan (informasi yang mungkindibutuhkan untuk di masa yang akan dating).
Data Transformation
a. Calculating, operasi aritmatik terhadap data field
b. Summarizing, proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlah jumlah jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam kerja seminggu).
c. Classifying data group-group tertentu:
 Categorizing data ke dalam group berdasar karakteristik tertentu (contoh, pengelompokkan data mahasiswa berdasar semester aktif).
 Sorting data ke dalam bentuk yang berurutan (contoh, pengurutan nomor induk karayawan secara ascending).
 Marging untuk dua atau lebih set data berdasar criteria tertentu (menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret ke dalam groupntriwulan).
 Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data (contoh, memilih semua karyawan yang total pendapatannya lebih dari 15 juta pertahun).

Information Output
a. Displayingresult
b. Reproducing
c. Telecommunicating

8. SIKLUS INFORMASI
Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi dalam menghasilkan informasi. Pertama-tama yang dimasukkan ke dalam model umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu. Dari keputusan/tindakan tertentu akan menghasilkan kebijakan-kebijakan teretntu yang akan digunakan kembali sebagai data yang akan nantinya akan dimasukkan ked ala model (proses), begitu seterusnya. Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi (information cyle), seperti gambar beriktut:





Gambar 1. Siklus Informasi

Kualitas Informasi
Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi oleh 3 hal, yaitu:
Relevan (relevancy
Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya.
Akurat (accuracy)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias/menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan/kesengajaan sehingga merusak/merubah dat-data asli tersebut.
Komponen akurat:
Completeness; Are necessary message items present?
Berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhindalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keselruhan,sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
Correctness; Are message items correct?
Security; Did the message reach all or only the intended system users?

Tepat waktu (timeliness)
Informasi yang dihasilkan tidak boleh terlambat (using). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan akan berakibat fatal/kesalahan dalam keputusan/tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu inforamasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi tertentu.
Ekomonis (Economy)
• What level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle?
Dapat dipercaya (Reliability)

Nilai Informasi
Nilai informasi yang dibutuhkan dari: Manfaat (use) dan Biaya (cost). Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectivenesslcost benefit.

Informasi dan Tingkat Manajemen
Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar penggunanya, yaitu:
Informasi Strategis
Informasi Taktis
Informasi Teknis

Sistem Informasi
Dapat didefinisikan sebagai berikut :
 Suatu sistem yang dibuat oleh manuasi terdiri dari komponen-komponen dalm organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
 Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saal dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untukmengendalikan organisasi.
 Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahn transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan lapotan-laporan yang diperlukan.

Manfaat Sistem Informasi
 Organisasi; Untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya, dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
 Bank; Untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekenig Koran dan trasaksi yang terjadi.
 Perusahaan; Untuk mempertahankan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

9. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual. Hasil modifikasi dapat berupa subsistem baru, komponen baru atau serangkaian transforasi baru dan lain-lain. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi di dalam sistem agar lebih efisien, untuk mengubah sasaran system, untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa. Tahapan dalam menganalisis sistem:
a. Definisikan masalahnya
Bagian sistem yang mana yang tidak memuaskan?. Apakah input telah mengalami perubahan bentuk, harga atau ketersediannya?. Apakah output kurang memuaskan?. Apa tujuan usaha analisis sistem?.
b. Pahami sistem tersebut dan buat definisinya
Karena sistem mempunyai hirarki (terdapat subsistem di dalam yang lebih besar) dan saling berhubungan dengan lingkungannya, maka akan sulit untuk dapat merumuskan secara tepat apa saja komponen sistem yang sedang dipelajari. Tindakan ini selanjutnya dapat diperinci lebih lanjut dengan mengajukan beberapa pertanyaan berikut untuk mendapatkan pemahaman tentang sistem.
 Apa yang menjadi variabel-variabel (komponen sistem)?
 Bagaimana tiap variabel tersebut saling berhubungan dan juga dengan lingkungan?
 Apa yang menjadi batasan sistem, yaitu di mana sistem akan berakhir serta apa rumusan perkembangannya?
c. Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan denganmemperhatikan modifikasi sistem tersebut?. Pilihan apa saja yang tersedia untuk memperbaiki sistem, berapa biayanya serta apakah hal tersebut dapat diterapkan?.
d. Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya.
e. Terdapat alternatif tersebut.
f. Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasikan dampak dari perbuatan yang telah dilakukan terhadap sistem.

10. GLOBALISASI EKONOMI
Pengaruh globalisasi ekonomi terhadap para pemain dalam permainan sistem:
 Sistem informasi dan aplikasi computer harus diinternasionalkan
 Kebanyakan sistem informasi pada akhirnya memerlukan konsolidasi informasi untuk analisis performa dan pembuatan keputusan


a. E-Commerce dan E-Business
Sebagai akibat dari globalisasi dan meluasnya internet, bisnis berubah atau memperluas model bisnis untuk mengimplementasikan electronic commerce (e-commerce)/ perdagangan elektronik dan electronic business (e-business)/ bisnis elektronik. Internet secara fundamental mengubah aturan-aturan pelakasanaan bisnis.
1. Pemasaran image,
2. Perdagangan elektronik business to consumer (B2C),
3. Perdagangan elektronik business to business (B2B),
b. Keamanan dan Privasi
Bersamaan dengan tumbuhnya ekonomi digital, masyarakat dan organisasi mengembangkan kesadaran tinggi akan isu keamanan dan privasi yang dilibatkan dalam ekonomi saat ini. Hal yang berhubunga dengan keamanan adalah isu privasi. Pelanggan semakin menginginkan privasi dalam ekonomi digital.
c. Kolaborasi dan Rekanan
Kolaborasi dan rekanan adalah tren bisnis signifikan yang mempengaruhi aplikasi sistem informasi. Di dalam organisasi, maajemen menekankan perlunya menghancurkan dinding yang memisahkan departemen dan fungsi organisasi.
d. Manajemen Aset Perusahaan
Pengetahuan adalah hasil dari rangkaian bagaimana memproses data mentah menjadi informasi yang berguna. Sistem informasi mengumpulkan data mentah dengan meng-capture fakta bisnis (mengenai produk, karyawan, pelanggan, dan sejenisnya) dan memproses transaksi bisnis.
e. Continous Improvement dan Total Quality Management
Sistem informasi mengotomatisasi dan mendukung proses bisnis. Dalam usaha terus-menerus memperbaiki proses bisnis. Continous Process Improvement memeriksa proses bisnis untuk mengimplementasikan serangkaian perubahan/perbaikan.

f. Desain Ulang Proses Bisnis
Banyak sistem informasi mendukung/mengotomatisasi proses bisnis. Banyak bisnis telah belajar bahwa proses-proses bisnis tersebut secara mencolok tidak efisien dan atau berbiaya besar.
g. Aplikasi Enterprise
Secara virtual, semua organisasi besar dan kecil, menssyaratkan satu set inti untuk melakukan bisnis. Seperti ditujukan pada gambar di bawah ini. Kebanyakan bisnis aplikasi inti terdiri dari manajemen financial, manajemen SDM, pemasaran dan penjualan, dan manajemen operasi (control inventaris dan/manufaktur).



Customer Supplies





Distributors

Gambar 2. Apliaksi Enterprise
Keterangan:
ERP (Enterprise Resource Planning), aplikasi perangkat lunak yang mengintegrasikan secara penuh sistem informasi yang mencakup sebagian besar/semua fungsi bisnis ini dan mendasar (termasuk transaksi dan informasi manajemen untuk fungsi-fungsi bisnis tersebut).

SCM (Supply Chain Management), aplikasi perangkat lunak yang mengoptimalkan proses bisnis untuk memperoleh bhan mentah melalui distribusi produk yang telah selesai dengan mengintegrasikan secara langsung sistem informasi logistic organisasi dengan penyuplai dan distribusinya.

CRM (Customer Relationship Management), aplikasi perangkat lunak yang menyediakan pelanggan dengan akses ke proses bisnis dari permintaan awal melalui layanan dan dukungan penjualan pasca penjualan.