FASE I
1. PENGENALAN
1.1. Masalah
Ilmu Akuntansi yang berkembang di era globalisasi seperti sekarang ini dirasakan telah memberikan berbagai manfaat yang sangat berguna bagi perusahaan. Semua perusahaan baik perusahaan yang bergerak dibidang jasa, dagang, dan industri akan berjalan baik, jika manajemen memperoleh informasi yang dapat dipercaya sebagai dasar untuk pengambilan keputusan. Khusus perusahaan industri yang baru berkembang dalam pelaksanaan kegiatan usahanya tentu akan mengolah bahan baku menjadi barang jadi sehingga menyebabkan volume produksipun meningkat dan memungkinkan akan terjadi masalah dalam hal proses produksi sampai memperoleh barang jadi, maka manajemen semakin dituntut untuk mampu mengatasi aneka ragam masalah yang akan dihadapi.
Permasalahan yang dihadapi pada perusahaan industri tak kan lepas dari proses pengelolaan pesanan (order), produksi barang, dan penentuan harga pokok produksi sebagai acuan penetapan harga jual berdasarkan persentase laba yang diinginkan. Untuk pengelolaan bukti serta formulir dalam pesanan (order), pihak manajeman harus mampu mengelola dengan benar dan dengan waktu yang singkat untuk menyelesaikannya dan juga untuk penentuan harga dan perhitungan biaya yang akan dikeluarkan harus yang terhitung dengan benar dan terpercaya dengan adanya bukti transaksi pengeluaran biaya.
1.2 . Kesempatan
Melihat permasalah tersebut di atas, maka cara yang tepat dan efisien adalah dengan menerapkan pencatatan dan perhitungan secara komputerisasi dengan menggunakan perangkat lunak (software) yang dapat dioperasikan dengan mudah, memiliki kapasitas yang besar, tepat, dan dapat memperoleh hasil (output) yang diinginkan sehingga dapat diakses kapan saja saat informasi tersebut diperlukan.
Kecanggihan teknologi informasi yang digunakan untuk mempermudah dan mempercepat proses pesanan dan produksi dalam usaha industri seharusnya dapat diaplikasikan oleh perusahaan industri. Salah satunya adalah perusahaan industri percetakkan dan pengadaan barang yaitu CV. Karya Bangun Wahana, Tangerang merupakan perusahaan percetakkan yang cukup besar dan terkenal di Kota Tangerang yang masih menggunakan sistem manual namun belum sesuai dengan PABU (peraturan akuntansi yang berlaku umum) dalam mengelola pesanan barang dan proses produksinya. Hal ini kurang efektif mengingat barang-barang yang dipesan sangat banyak dengan berbagai jenis pesanan dan pengadaan barang oleh banyak instansi serta perusahaan.
Hal tersebut tentunya menjadi salah satu kendala bagi perkembangan usaha industri CV. Karya Bangun Wahana guna membantu kelancaran dan pengelolaan usahanya, maka penulis membuat suatu program aplikasi yang dapat mempermudah dan mempercepat dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan dalam proses pesanan dan perhitungan harga pokok produksi serta penyajian pelaporan harga pokok produksi sehingga dapat menyajikan laporan keuangan yang dibutuhkan oleh pimpinan perasahaan untuk mengambil kebijakan.
1.3 . Tujuan
Sistem ini memiliki tujuan untuk :
1. Pengelolaan Order dari Pelanggan
2. Pengklasifikasian biaya-biaya produksi untuk pesanan
3. Pencatatan dan perhitungan Harga Pokok Pesanan
4. Pelaporan Harga Pokok Produksi
2 Keterlibatan personal
2.1 . Analis Sistem
Menghadapi masalah untuk pengelolaan pesanan dan pelaporan harga pokok produksi dalam akuntansi biaya, maka kami mencoba mengembangkan sistem akuntansi biaya menjadi sistem yang akuntansi yang terkomputerisasi. Dengan adanya sistem yang baru diharapkan dapat membantu pimpinan dan manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan mengenai biaya. Adapun diagram alir sistem yang dirancang dan dikembangkan tampak seperti gambar di bawah ini
Adapun tindak lanjut dari transaksi yang telah terjadi pada CV. Karya Bangun Wahana dalam mengelola pesanan dan perhitungan harga pokok pesanan yaitu karyawan bagian pelaksana mencacatat jenis job dan pesanan yang diterima dari job tersebut ke dalam buku catatan yang ditulis tangan dengan tidak tersusun dan terstruktur rapi, sehingga hal ini menyebabkan ketidakamanan dari segi penyimpanan data transaksi penerimaan pesanan dan akan berpengaruh terhadap proses pelaporannya. Gambaran dari sistem yang sedang berjalan pada CV. Karya Bangun Wahana adalah sebagai berikut:
2.2 . Manajemen user
Pada sistem yang kami buat ini, pengguna sistem dapat ditunjuk dari siapapun karena sistem yang kami buat dengan tampilan sederhana memungkinkan dapat dijalankan oleh semua pengguna meskipun masih pemula, selain itu kami sertakan petunjuk penggunaan sistem, jadi meski ada yang tidak dimengerti dengan membaca petunjuk sistem tersebut pengguna akan bisa memahaminya. Untuk fasilitas yang kami sediakan sangat sederhana yaitu hanya sebuah komputer dan program yang kami buat tersebut.
Pengguna Sistem Aplikasi Akuntansi Biaya diantaranya :
1. Pimpinan/Direktur, yang bertugas sebagai administrator memperoleh hak akses penuh
2. Bagian Akuntansi dan Administrasi, yang bertugas sebagai penginput data (haknya hanya input data saja) dan menyajikan laporan biaya (harga pokok produksi).
2.2.1 Manajemen sistem
Sistem Akuntansi Biaya ini didesain menggunakan pemrograman Microsoft Visual basic 6.0, dan dirancang dengan pengolahan data langsung, maksudnya agar setiap data yang masuk langsung diproses dalam komputer. Adapun prosedur yang akan di proses antara lain, data pesanan, data biaya pesanan, dan klasifikasi biaya. Apabila ada penerimaan pesanan dari pelanggan, maka bagian administrasi akan menginput kedalam Job Pesanan sebagai bukti bahwa terjadi pesanan pada saat itu dan bagian akuntansi akan mengklasifikasikan biaya-biaya produksi sehingga akan dicatat dan dimasukan data biaya tersebut ke dalam komputer dan secara otomatis data tersebut akan tersimpan, begitu juga pada transaksi pembelian untuk biaya-biaya bahan baku, dengan begitu pimpinan/direktur perusahaan akan dengan mudah mengetahui berapa jumlah pesanan pada periode tertentu dan berapa jumlah biaya yang harus dikeluarkan, serta akan memudahkan bagian akuntansi dan administrasi dalam menginput data pesanan dan biaya serta kemudahan dalam melakukan pencarian data dengan cepat, dan efisien.
FASE II
Menentukan kebutuhan informasi
1.1. Interview Data Pesanan dan Biaya Pesanan
Pada fase ini penulis mengadakan interview dengan beberapa pihak antara lain pihak pimpinan dan manajemen, bagian administrasi dan keuangan. Interview ini berguna untuk proses pembuatan program aplikasi pengelolaan pesanan dan pengklasifikasian biaya pada perusahaan. Antara lain Penulis mengadakan interview dengan pihak manajemen berguna sebagai permohonan izin untuk mengadakan penelitian yang meraup informasi-informasi umum mengenai informasi kebutuhan dari suatu pesanan. Penulis juga mengadakan interview dengan bagian pelaksana dan keuangan, guna mengetahui pengklasifikasian biaya-biaya yang dikeluarkan untuk menyelesaikan suatu pesanan. Sampai pada penyajian pada pelaporan harga pokok produksi yang sebelumnya belum pernah dilaksanaan dalam perusahaan, tetapi dengan adanya program ini, maka harga pokok setiap pesanan akan segera diketahui lebih jelas, sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan.
1.2. Dokumentasi Data Pesanan dan Biaya Pesanan
Pada fase ini penulis mengumpulkan beberapa dokumen yang dijadikan referensi dalam membangun aplikasi sistem akuntansi biaya, sebagai contoh mencari beberapa referensi buku yang berkaitan dengan software atau aplikasi yang akan digunakan membuat program tersebut. Selain itu penulis juga mencari beberapa dokumentasi yang berkaitan dengan prosedur penerimaan pesanan, pengklasifikasian biaya dan pelaporan harga pokok produksi.
1.3. Mengamati sistem dan keterlibatan pemakai
Pada fase ini penulis mengamati sistem serta keterlibatan sistem tersebut sebagai proses berinteraksi dengan empat Entity yaitu Calon Pelanggan, Karyawan Pelaksana, Bagian Administrasi, Bagian Keuangan, dan Pimpinan/Direktur.
Sistem menerima Input berupa :
• Data Pesanan (order) dari pelanggan, meliputi :
Informasi Pelanggan, Tanggal Penerimaan Pesanan, No. Job Pesanan, Nama Pesanan yang diterima, Jumlah Pesanan yang akan dikerjakan, Tanggal Penyelesaian pesanan.
• Data Biaya-biaya yang dikeluarkan untuk Pesanan yang diterima, meliputi :
Biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, dan biaya overhead.
Sistem mengeluarkan Output berupa :
• Informasi Pesanan (Order).
• Informasi Biaya-biaya yang dikeluarkan Pesanan (Order).
• Laporan Harga Pokok Produksi pada periode tertentu yang diinginkan.
Penyajian Laporan Harga Pokok Produksi kepada Pimpinan/Direktur dan Manajemen Perusahaan, serta informasi pesanan dari pelanggan pada periode tertentu.
1.4. Mengunakan pertanyaan who, what, where, when, how, dan why
Pada fase ini penulis menyediakan beberapa pertanyaan yang nantinya akan dijadikan sebagai alat pembantu menyelesaikan tujuan akhir dari proses pembuatan system aplikasi yang akan dibuat. Berikut ini contoh beberapa pertanyaan tersebut antara lain :
a. Apakah tujuan pengembangan system ini dilaksanakan? (what)
b. Mengapa kita perlu menerapkan Aplikasi Sistem Akuntansi Biaya secara komputerisasi ? (why)
c. Dimana program aplikasi ini akan dijalankan? (where)
d. Kapan program aplikasi ini dipergunakan? (when)
e. Bagaimana cara menerapkan Sistem Akuntansi Biaya agar labih terorganisir? (how)
f. Bagaimana prinsip kerja sistem akuntansi biaya tersebut? (how)
g. Siapa sajakah pengguna dalam sistem tersebut? (Who)
No comments:
Post a Comment