Resume APSI

Tugas 3-1
Hasil resume dan Kesimpulan dari Bab 4 Analisis Kebutuhan!

R E S U M E
ANALISIS KEBUTUHAN (REQUIREMENT ANALYSIS)
Dalam melakukan tahap ini akan dicapai 4 tujuan, yaitu :
1. Menjelaskan sistem saat ini secara lengkap.
2. Menggambarkan sistem informasi yang ideal.
3. Membawa sistem informasi yang ideal ke kondisi saat ini dengan memperhatikan kendala sumber daya.
4. Memberi dorongan terhadap keyakinan pemakai ke dalam team pengembangan sistem.
Tahap requirement analysis adalah tahap interaksi intensif antara analis sistem dengan komunitas pemakai sistem (end-user), dimana team pengembangan sistem menunjukkan keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan pemakai, sehingga mendapat partisipasi yang baik.

KEINGINAN PEMAKAI
Tahap awal dalam requirement system adalah melakukan survey terhadap keinginan pemakai dan menjelaskan sistem informasi yang ideal.

METODE ANALISIS KEBUTUHAN
Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan requirement system. Metode tersebut adalah interviews, questionnaires, observation, procedure analysis, dan document survey.
Setiap metode akan dijelaskan secara mendalam sebagai berikut:
Tanya jawab (Interviews)
a. Bagaimana metode itu digunakan.
- Pemilihan potential interviewees.
- Membuat perjanjian terhadap potential interview
- Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas.
- Memilih person yang di interview secara pribadi dan merekamnya.
b. Target dari metode.
- Kunci pribadi dalam proses DFD.
- Kadangkala melibatkan orang luar, seperti pelanggan atau vendors.
c. Keuntungan metode.
- Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya sesuai situasi yang terjadi.
- Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda berpikir hal ini dapat terjadi ?.
- Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi.
- Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.
d. Kerugian metode.
- Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit.
- Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara.
- Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah.
e. Kapan metode tersebut baik digunakan.
- Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci.
- Test kredibilitas dari interviewees.
- Mencari interview yang unsureness atau contradictions.
- Memantapkan kredibilitas team.
Beberapa faktor penting dalam interview yang baik, yaitu objektives, audience, format, weighting dan combining responses, and docummentation.

Kuesioner (Questionnaires)
a. Bagaimana metode itu digunakan.
- Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner.
- Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users.
- Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi.
b. Target dari metode
- Semua end-user dengan wawasannya akan dilibatkan dalam proses solusi pemecahan sistem.
- End-user dihubungkan dengan proses pemakaian simbol-simbol dalam DFD.
c. Keuntungan metode.
- Murah dan cepat dari pada interviews.
- Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang dibutuhkan untuk mendesain kuesioner untuk end-user yang terpilih.
- Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner.
- Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end-user.
d. Kerugian metode.
- Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user.
- Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi end-user.
- Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk mengembalikan kuesioner.
- Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user secara spesifik.
e. Kapan metode tersebut baik digunakan.
- Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua.
- Membutuhkan wawasan yang luas dari end-user.
- Bila memiliki sedikit waktu dan biaya.

OBSERVASI (OBSERVATION)
a. Bagaimana metode itu digunakan.
- Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan.
- Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volumen dan pengolahan lembar kerja.
b. Target dari metode.
- Lokasi proses secara geografis ditunjukkan dalam DFD (Data Flow Diagram)
c. Keuntungan metode.
- Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion).
- Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan.
- Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak mengetahui bahwa mereka sedang diamati).
- Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users.
d. Kerugian metode
- Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasa diamati).
- Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan.
- Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis.
e. Kapan metode tersebut baik digunakan.
- Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya.
- Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya tidak terjadi (dibuat-buat).

Tips praktis dalam melakukan observasi :
a. Jangan mengamati dalam waktu yang lama.
b. Buat catatan yang ringkas.
c. Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai yang terlibat tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan mengurangi gangguan.
d. Gunakan checklist yang singkat tentang informasi.
e. Jangan melakukan observasi tanpa rencana.

4. PROSEDUR ANALISIS (PROCEDURE ANALYSIS)
a. Bagaimana metode itu digunakan.
- Dengan prosedur operasi dapat mempelajari dan mengidentifikasikan aliran dokumen kunci melalui sistem informasi, yaitu dengan data flow diagram (DFD).
- Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur operasi sistem.
- Melalui observasi, analis mempelajari kenyataan daripada mendeskripsikan volume distribusi (tinggi, rendah, sedang) dan apa yang selanjutnya dikerjakan terhadap salinan dari dokumen aslinya.
b. Target dari metode.
- Dokumen utama dalam DFD (Data Flow Diagram)
- Proses dalam DFD.
c. Keuntungan metode.
- Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan (interferences) yang minimal dan tidak mempengaruhi operasi pemakai.
- Prosedur aliran dapat menjadi sebuah struktur checklist untuk melakukan observasi.
d. Kerugian metode.
- Prosedure mungkin tidak lengkap dan tidak -up to date lagi.
- Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu dan keahlian analis.
e. Kapan metode tersebut baik digunakan.
- Memutuskan apakah masalah kegagalan sistem dapat membantu perancangan yang baik.
- Tim analis tidak secara total familiar dengan aliran dokumen.
- Mendeskripsikan aliran dokumen yang menganggu kerjanya fungsi.

5. PENGAMATAN DOKUMEN (DOCUMENT SURVEY)
a. Bagaimana metode itu digunakan
- Mengidentifikasikan dokumen utama dan laporan (physical data flow diagram).
- Mengumpulkan salinan dokumen aktual dan laporan.
- Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data, meliputi field (ukuran dan tipe), frekuensi penggunaan dan struktur kodingnya (coding structure).
b. Target dari metode.
- Aliran data kunci ditunjukkan dalam data flow diagram (DFD).
c. Keuntungan metode.
- Meminimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya.
- Permulaan elemen kamus data.
- Seringkali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural.
d. Kerugian metode
- Membutuhkan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yang mengalami kebanjiran dokumen dan laporan).
e. Kapan metode tersebut baik digunakan.
- Harus dikerjakan jika sebuah sistem akan didesain (selama kegiatan analisis, dalam memperjelas desain sistem yang baru dan analisis dokumen dapat membantu untuk menentukan tugas perancangan selanjutnya).

6. SAMPLING
Sampling dapat membantu mengurangi waktu dan biaya. Perlu kecermatan untuk memilih sample dari populasi, sehingga membutuhkan keahlian statistik supaya tidak mengalami kegagalan atau ancaman.
Kendala sumber Daya
a. Waktu
b. Uang
c. Keahlian
d. Teknologi
e. Faktor ekternal


7. DOKUMEN ANALISIS KEBUTUHAN
a. Arahan (conduct) analisis
- Hubungan dengan pemakai akhir
- Menganalisa records, forms dan laporan
- Pengamatan proses.
b. Kebutuhan pemakai.
- Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya.
- Pengaruh sistem baru.
c. Kendala sistem.
- Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi dan faktor ekternal.
- Realistik sistem.
d. Dokumentasi.
- Intrumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner, interview).
- Aliran data secara logikal dan phisik.
- Element awal dalam kamus data.
















Tugas 3-2
Buatlah dalam bentuk 3rdAssigment.doc/docx.
1. Susunlah analisis kebutuhan sistem untuk objek penelitian Anda. Metode apa yang Anda pilih untuk membantu mengumpulkan kebutuhan sistem tersebut? Apa alasannya?
Jawab :
Analisis kebutuhan sistem untuk objek penelitian adalah dengan menggunakan metode observasi dan tanya jawab (interview). Dengan alasan :
1. Metode Observasi
Metode ini merupakan metode yang sangat efisien dalam memperoleh data secara tepat dan dalam waktu yang singkat, karena :
a. Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion).
b. Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan.
c. Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak mengetahui bahwa mereka sedang diamati).
d. Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users.
e. Menggunakan catatan yang ringkas


2. Metode Tanya Jawab
Metode Tanya Jawab merupakan metode yang dilaksanakan untuk melengkapi informasi yang diperoleh dari hasil observasi, karena memiliki banyak kegunaan diantaranya :
a. Dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya sesuai situasi yang terjadi.
b. Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur .
c. Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi .
d. Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.
Walaupun dengan menggunakan metode ini membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit dan butuh kecakapan khusus dalam berkomunikasi sebagai pewawancara. Disamping itu pula perlu mempertimbanggakan beberapa faktor penting dalam interview, yaitu objektives, audience, format, weighting dan combining responses, and docummentation.

2. Pendekatan pengumpulan kebutuhan apa yang Anda lakukan? Bagaimana detail pelaksanaanya? Jika metode wawancara yang Anda gunakan, pertanyaan apa yang Anda siapkan? Bentuk kuisioner seperti apa yang Anda susun?
Metode yang digunakan adalah metode Observasi dan Interview (tanya jawab) Perencanaan Pelaksanaan yang harus diobservasi dan Daftar Pertanyaan dalam interview adalah sebagai berikut :
1. Observasi
Melakukan pengamatan yang berhubungan dengan :
a. Informasi Umum Perusahaan meliputi : Profile perusahaan, bidang usaha yang dijalankan, struktur organisasi, pengalaman kerja perusahaan.
b. Sistem Akuntansi yang berjalan/dilaksanakan pada perusahaan
c. Proses kegiatan kerja berdasarkan bidang usaha yang dijalankan
d. Proses penanganan pesanan pelanggan (Job Order) yang dilaksanakan pada perusahaan
e. Proses pelaksanaan produksi atas pesanan
f. Metode dan prosedur pencatatan akuntansi pesanan (Job Order Costing) yang dilaksanakan.

2. Tanya Jawab

a. Bidang usaha apa yang dilaksanakan dan menjadi fokus perusahaan?
b. Bagaimana Sistem Akuntansi yang berjalan/dilaksanakan pada perusahaan?
c. Bagaimana Proses kegiatan kerja yang dilaksanakan untuk masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan dalam kegiatan kerjanya?
d. Bagaimana Proses penanganan pesanan pelanggan (Job Order) yang dilaksanakan pada perusahaan?
e. Bagaimana Proses pelaksanaan produksi berdasarkan pesanan?
f. Metode apa yang digunakan dalam pencatatan akuntansi pesanan (Job Order Costing)?
g. Bagaimana prosedur pencatatan akuntansi pesanan (Job Order Costing)?